دفتر سفارشات خارجی یا دفتر تجهیزات دانشگاه یکی از زیر مجموعههای مدیریت فناوری دانشگاه میباشد و زیر نظر کارگروه تجهیزات دانشگاه مسئولیت خرید تجهیزات علمی و پژوهشی خارجی، مجلات و کتابهای خارجی مورد درخواست واحدهای مختلف دانشگاه را به عهده دارد. خرید این تجهیزات، مجلات و کتابهای خارجی از محل وامهای ارزی تخصیصیافته به دانشگاه از طرف وزارت علوم، تحقیقات و فناوری صورت میگیرد.
اهم فرآیندهای کاری در سفارشات خارجی
- پس از مشخص شدن میزان وام تخصیص یافته، کارگروه تجهیزات دانشگاه با ترکیبی از رئیس دانشگاه، معاون پژوهشی، معاون پشتیبانی و توسعه، مسئول سفارشات خارجی و نماینده صاحب نظر دانشکدهها تشکیل میشود
- با بررسی وضعیت موجود و میزان نیاز واحدهای مختلف دانشکدهها و تشکیل جلسات متعدد، سیاستگذاری کلی خرید تجهیزات از محل وام ارزی دراین کمیته تدوین میگردد
- سهم هر کدام از بخشهای مختلف طی نامهای به آنها اعلام میگردد و از آنها خواسته میشود که برابر برنامه زمانبندی شده نسبت به تهیه پرفرما برای هر دستگاه و تکمیل فرمهای مقایسه قیمت (فرم 1) و طرح توجیهی (فرم 2) اقدام و آن را به دفتر سفارشات خارجی دانشگاه ارسال نمایند
- مسئول سفارشات خارجی پس از بررسی دقیق پروفرما نسبت به جمعآوری اطلاعات در مورد سوابق شرکت سازنده و نماینده داخلی آن اقدام میکند و در مواردی هم برای هر پروفرما، پروفرمهای دیگری از شرکتهای دیگر با همکاری واحد دریافتکننده تهیه میشود
- تشکیل کمیته تجهیزات برای تصویب یا عدم تصویب پروفورماها و انتخاب شرکت فروشنده
- مسئول سفارشات خارجی برای گرفتن تخفیف با نمایندگان داخلی شرکتهای خارجی و در صورت نیاز با خود شرکت خارجی تماس و نسبت به گرفتن تخفیف بیشتر اقدام میکند
- تماس با شرکت خارجی برای تائید کردن پروفرما
- تنظیم فرمهای ثبت سفارش، تعهدنامه و مجوز ورود و الصاق آن به پروفرماهای مربوط
- مشخصات فنی تجهیزات موجود در پروفرماهای تائیدشده مطابق فرم 3 تکمیل میگردد
- ارسال موارد بند 8 و 9 به دفتر پشتیبانی پژوهشی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و اخذ مجوز طبق آییننامههای قانون صادرات و واردات سال
- تکمیل فرمهای بیمه، گشایش اعتبار، تعهدنامه بانکی و کلیه مدارک لازم
- برآورد هزینههای مربوط به گشایش، ترخیص و سایر هزینهها و اعلام آن به واحد اداری مالی دانشگاه
- عقد قرارداد با شرکت نماینده داخلی و اخذ تضمین (چک حسن انجام کار برابر 10% کل معامله به همراه تنظیم قرارداد و نصب، راهاندازی و آموزش و خدمات پس از فروش)
- انتخاب شرکت بازرسیکننده توسط دفتر تجهیزات و بیمه باربری وسایل و تجهیزات خریداریشده
- ارسال مدارک به بانک گشاینده اعتبار به همراه چک کلیه هزینههای برآوردهشده
- بررسی مدارک و اسناد ارسالی توسط بانک گشاینده و اعلام مراتب به بانک کارگزار و صدور فیش گشایش اعتبار
- فرمهای قبول اسناد از بانک گشاینده به سفارشات خارجی تحویل داده شده و سفارشات خارجی در صورت نبود مغایرت با اصل پروفرما کلیه نامهها را امضا مینمایند
- ارسال اعلامیه ورود کالا توسط شرکت حمل و نقل به دانشگاه (بعد از ارسال کالا توسط فروشنده و ورود آن به گمرک)
- دریافت اسناد حمل طبق بندهای مورد توافق در خصوص شرایط پرداخت مندرج در پروفرما از شرکت حمل و نقل کننده کالا
- دریافت اسناد ظهرنویسی شده از بانک
- ترخیص کالا از گمرک (بعد از تشریفات گمرکی)
- حمل کالا از گمرک به انبار مرکزی دانشگاه (توسط شرکت حمل و نقل ایرانی انتخابی)
- صدور قبض انبار، شمار اموال و حواله انبار و تحویل آ به مدیر گروه و استاد درخواست کننده و تهیه صورتجلسه تحویل کالا
- تماس با شرکتها جهت نصب، راهاندازی و آموزش دستگاهها به همکاران توسط شرکتها